VOS PAPIERS !
Le désencombrement dans ce domaine est un bon point de départ, mais
il faudra ensuite changer ses habitudes afin d’empêcher les petits
papiers d’entrer à nouveau en masse chez soi …
– en mettant une petite affichette « pas de publicité » sur la boîte aux lettres (ça marche !)
– en ne figurant pas sur les listings des magasins que vous fréquentez (pas de cartes de fidélité , désabonnement),
– en jetant immédiatement les enveloppes du courrier reçu (sauf si c’est un pli recommandé bien sûr),
– en optant pour les factures et les relevés en ligne quand cela est possible,
– en décidant immédiatement de l’avenir du
document-papier qui arrive : traité puis détruit, scanné puis détruit ou
scanné puis classé,
– en cessant d’utiliser des post-it et feuilles volantes et en préférant tout noter sur un petit carnet (que je garde toujours dans le sac à main).
Observez par quel chemin les papiers indésirables pénètrent dans votre domicile et barrez-leur la route !
Pour désencombrer toute la paperasse accumulée, j’ai d’abord commencé par décider quels étaient ceux qui conserveraient une forme physique et ceux qui pourraient être dématérialisés.
Je conserve sous format papier les contrats de tous types (contrat de travail, bail locatif), les actes juridiques, les diplômes … car obtenir une copie est assez difficile (je les ai aussi scannés pour pouvoir en garder copie en cas de destruction accidentelle et pour les envois de justificatifs par mail).
J’ai opté pour les factures et relevés en ligne (compte bancaire, mutuelle, sécu, téléphone, gaz, électricité…)
Les compagnies d’assurance, les banques et certaines administrations
conservent les documents en ligne au moins pendant un an. J’y ai donc
accès toute l’année et je les télécharge « en bloc » en début d’année
suivante.
Je fais également une sauvegarde de toutes mes archives de l’ année écoulée sur un disque dur, par la même occasion.
Un trieur classique me suffit pour conserver mes documents , ils sont étiquetés avec les mêmes libellés que dans mon PC.
Dans mon PC, je classe ainsi :
HOME ( loyer, assurance, Internet, eau, gaz, électricité, notices …)
MONEY (banque, impôts …)
SANTE (carte Vitale et relevés de S.S., mutuelle, rapports médicaux, traitements, copie de carnet de vaccinations …)
V.I.D. = VERY IMPORTANT DOCUMENTS (décisions de justice, diplômes, copie de passeport …)
WORK (contrats de travail, bulletins de salaire, retraite …)
* j’ai choisi majoritairement des mots anglais, non par snobisme mais parce qu’ils ont l’avantage d’être plus courts!
On peut y ajouter, par exemple, un dossier MOVE (tout ce qui concerne le transport : véhicules, réservations de voyages, abonnement transports en commun …), un dossier KIDS (école, crèche…) et un dossier au nom de votre animal de compagnie (carnet de vaccinations, identification …)
Prenez le temps de décider de l’arborescence de votre classement et de réfléchir aux noms de vos dossiers et sous-dossiers et tout sera plus simple pour vos recherches futures.
Par exemple, l’arborescence de mon dossier « WORK » est :
Dans le sous-dossier « bulletins de salaires », chaque bulletin est nommé SAL auquel j’ajoute l’année puis le mois.
Ainsi, si je recherche mon bulletin de salaire de mars 2020, il me suffit de taper dans la zone de recherche de mon PC le code SAL202003 .
Simple ! Bon tri !