LA SAUVEGARDE (tri de février)

Février est là . 

Pluie, froidure et baisse d’énergie au programme. On en profite pour continuer à trier, ranger, classer car le mois prochain ce sera le printemps tant attendu et on aura envie d'autre chose !

Février est le mois parfait, selon moi, pour trier et sauvegarder ses documents administratifs de l’année qui vient de se terminer (parce qu'en janvier il y a le réveillon, l'après-réveillon et que tous les prestataires n'ont pas encore édité les relevés de décembre).

 Ma séance de tri se décompose en 5 étapes :

1. supprimer
2. numériser
3. récupérer
4. sauvegarder
5. vérifier

C'est parti!

Dans chaque dossier thématique que vous avez créé sur votre ordinateur, il y a sans doute un peu de tri à faire… on va donc commencer par faire un peu de place, par supprimer l’inutile et renommer certains documents : 2021_JUIN_EDF est préférable à CDP231468_25 (PDF téléchargé et non renommé).

Voici mes dossiers par thème :

Chaque dossier contient des sous-dossiers comme par exemple pour le dossier HOME : LOYER, EDF, ASSURANCE etc …

Pour plus détails sur la façon dont j’organise l’administratif, allez faire un tour sur cet article : VOS PAPIERS !

Il conviendra ensuite de numériser tout ce qui vous est parvenu au format papier et qu’il est important de conserver. Je pense, par exemple, aux bulletins de salaire, aux quittances de loyer (si vous avez un propriétaire privé) etc … La numérisation vous sauvera la mise en cas de dégât des eaux par exemple (ce qui a été mon cas il y a quelques années).

Ce tri de février est maintenant très léger pour moi car mes dossiers sont désormais bien organisés et je numérise, dès réception,  ce genre de documents importants.
De même, si ce n’est déjà fait, je vous conseille de numériser passeport, carnet de vaccination, diplômes, livret de famille, décisions de justice etc …

Pour ce type de documents, une version papier ET une version numérique sont souhaitables.

Personnellement, j’ai choisi l’option de laisser à ma banque, aux impôts, à mon bailleur, fournisseurs d’énergie, internet et téléphone (et à d’autres) ...le soin de conserver mes relevés, factures et avis divers. C’est le moment d’aller sur chaque site pour télécharger en bloc les documents de l’année écoulée. J’essaie de le faire très régulièrement au cours de l’année mais il m’en manque toujours quelques-uns !

Il est important de gérer soi-même ses documents et de ne pas les laisser-là, stockés en ligne, sur le site de tel ou tel. Certains fournisseurs ne les conservent que pendant une durée limitée ...oups ! vous pensiez que c’était pendant 5 ans mais c’était 2 ! Trop tard !
Il y a également eu le cas de cet incendie, l'année dernière, chez cet hébergeur (OVH), qui a entraîné la perte d’un nombre gigantesque de données, irrécupérables.

Tous les documents de l’année étant maintenant numérisés, récupérés et classés, il faut les sauvegarder. Là encore, je pense qu’il faut maîtriser ses sauvegardes et c’est pourquoi je n’utilise pas le Cloud. Faites vos sauvegardes sur 2 supports différents, par exemple une clé USB de grosse capacité étiquetée « sauvegarde », rangée soigneusement jusqu’à l’année prochaine (ça se perd si vite une clé USB!) et un disque dur externe.

Puisque, au moment où j’écris cet article, nous sommes en 2022, mon dossier de sauvegarde s’intitulera « 2021 ».

Voilà ! Si votre PC grille (ça arrive !) ou que vous l’oubliez dans un train (ça arrive aussi!), vous ne perdrez pas tous vos documents importants : les très très importants (ceux que l’on doit conserver à vie) seront à la fois au format papier (dans un trieur) et au format numérique (dans votre ordi) ; ceux des années passées seront sauvegardés en double (USB et DD). Cela évitera bien des problèmes.

Vous trouverez ICI un pas-à-pas pour réaliser une sauvegarde efficace.

On termine la séance par une étape de vérification, comme par exemple :
CARNET DE VACCINATION : suis-je à jour de mes rappels ? Ce serait ballot de se blesser avec un vieux clou rouillé ou une épine de rose et de ne pas être protégé contre le tétanos...

LIVRET DE FAMILLE : les mentions marginales sont-elles toutes reportées ? Faire retranscrire une adoption, un divorce etc … est important pour être en mesure d’effectuer certaines démarches.

PASSEPORT : est-il encore en cours de validité ? S’apercevoir 2 semaines avant de partir en vacances aux Seychelles que le passeport n’est plus valide pose problème. A l’été, les demandes de dernière minute sont si nombreuses que les délais d’obtention se comptent en mois.

SANTÉ : depuis quand ne suis-je pas allé(e) faire un bilan ? (yeux, dents, gynécologue etc …). Un bilan annuel chez le dentiste et l’ophtalmo est vivement recommandé et permet de déceler rapidement de petits soucis qui pourrait devenir de gros problèmes.
Côté mutuelle, il est bon de vérifier que vos garanties sont toujours adaptées à vos besoins et, si vous bénéficiez de la Solidaire Santé, le renouvellement doit être anticipé : il faut donc vérifier la date de fin de cette aide.

TRAVAIL : même si vous avez 30 ans, je recommande vivement de vérifier que tous vos emplois précédents ont bien été enregistrés en vue de votre retraite. Une vérification qui devient très laborieuse à plus de 60 ans !! (et en cas d’oubli, la conséquence sur le montant de votre pension peut-être très pénalisante). Vérifier chaque année que vos cotisations vieillesse ont bien été prises en compte est rapide et vous assure de percevoir une retraite adéquate. Faites de même pour votre compte formation.
Pour créer son espace-retraite, c’est ici : https://www.lassuranceretraite.fr/ et pour le compte formation, c'est ici : https://www.moncompteformation.gouv.fr/

En résumé :

• Créez une structure de classement qui correspond à vos besoins (la mienne est expliquée dans cet article)

• Téléchargez, renommez et classez au fur et à mesure vos factures, relevés bancaires etc …. hébergés sur les différents sites de vos fournisseurs/prestataires (renommer au fur et à mesure prend 20 secondes et simplifie considérablement les choses!)

• Numérisez, renommez et classez les documents au format papier dès que vous êtes en leur possession (je numérise le jour-même et on n’en parle plus!)

• Une fois par an (ici en février) sauvegardez vos documents de l’année écoulée.

En conclusion, pour ce qui concerne « la paperasse », la régularité est garante d’une certaine sérénité et permet d’éviter beaucoup d’énergie dépensée à résoudre des problèmes dus au fait qu’on ne retrouve pas tel ou tel document indispensable.

La régularité permet la simplification et c’est bien le but recherché !